Archives & Registres Officiels
Mise à disposition en libre consultation des registres spéciaux, procès-verbaux statutaires et comptes rendus d'activité de notre association loi 1901.
📂 Principe de Libre Accès aux Documents Associatifs
En vertu de nos statuts déposés à la Préfecture des Hautes-Alpes (RNA W052003353 / SIREN 798776860), chaque membre sociétaire bénéficie d'un droit permanent de communication sur l'ensemble des délibérations, des états financiers et des registres légaux. Toutes les cotisations et adhésions sont intégralement réinvesties dans les missions d'intérêt général de l'association.
1. Rôle et Tenue Réglementaire du Registre Spécial
Conformément à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et aux dispositions du décret d'application du 16 août 1901, ART CLUB SPORT tient avec une rigueur constante un registre spécial coté et paraphé. Ce registre consigne chronologiquement toutes les modifications apportées aux statuts, les changements intervenus dans la composition de son Conseil d'Administration et de son Bureau exécutif, ainsi que les adresses successives de son siège social à Gap.
Ce document officiel est conservé en permanence au siège de l'association (Résidence Les Espérides, 9 Rue des Pins, 05000 Gap) et peut être consulté sur simple demande par tout adhérent à jour de cotisation ou par les autorités administratives et judiciaires habilitées.
2. Registre Chronologique des Assemblées Générales (2018–2025)
Le tableau synthétique ci-dessous résume les décisions majeures, les orientations stratégiques et les approbations budgétaires adoptées démocratiquement par les sociétaires au cours des huit derniers exercices :
| Date de l'AG | Nature de l'Instance | Résolutions Majeures Votées | Résultat du Vote |
|---|---|---|---|
| 18 Octobre 2018 | AG Ordinaire Annuelle | Approbation des comptes 2017/2018, renouvellement du tiers sortant du Conseil d'Administration. | Adopté à l'unanimité (100 %) |
| 14 Novembre 2019 | AG Mixte (Ordinaire & Extraordinaire) | Création du fonds de solidarité d'équipement pour enfants défavorisés et révision des statuts. | Adopté à 98,5 % des voix |
| 22 Octobre 2020 | AG Ordinaire (Distanciel sécurisé) | Mesures d'urgence sanitaire COVID-19, gel des cotisations et maintien des salaires des encadrants. | Adopté à l'unanimité (100 %) |
| 12 Novembre 2021 | AG Ordinaire Annuelle | Vote du plan pluriannuel de renouvellement des agrès de sécurité et achat de la piste AirTrack. | Adopté à 97 % des voix |
| 17 Novembre 2022 | AG Ordinaire Annuelle | Mise en place de la section Gymnastique Adaptée Santé et conventionnement CROS Région Sud. | Adopté à 99 % des voix |
| 26 Octobre 2023 | AG Ordinaire Annuelle | Bilan des dix ans de l'association, rapport d'audit financier externe certifié conforme sans réserve. | Adopté à l'unanimité (100 %) |
| 14 Novembre 2024 | AG Ordinaire Annuelle | Renouvellement complet du Bureau pour la mandature 2024–2026, élargissement des bourses civiques. | Adopté à 96,8 % des voix |
| 13 Novembre 2025 | AG Ordinaire Annuelle | Approbation du budget prévisionnel 2026, projet de numérisation des supports pédagogiques ouverts. | Adopté à 98,2 % des voix |
3. Historique des Manifestations Publiques & Démonstrations Civiques
Au-delà de la gestion administrative, nos archives témoignent de l'immense vitalité festive et citoyenne d'ART CLUB SPORT. Chaque année, l'association organise ou participe à des événements fédérateurs dans les Hautes-Alpes :
- Le Gala Annuel de la Fraternité Gymnique : Spectacle chorégraphique sans classement ni podium où chaque groupe d'âge, du Baby Gym aux adultes, présente devant plus de 600 spectateurs le fruit de ses apprentissages dans un esprit de célébration partagée.
- Les Olympiades de Quartier à Gap : Journées d'initiation et de parcours d'agilité organisées en plein air sur les places publiques et parcs de la ville, mobilisant nos bénévoles pour faire découvrir le sport à des centaines d'enfants.
- Les Journées Portes Ouvertes Solidaires : Week-ends de découverte gratuite des agrès et d'échanges avec les éducateurs et la commission médicale pour répondre aux interrogations des familles.
4. Modalités de Consultation Physique et Numérique des Pièces
Dans le respect des règles de transparence républicaine, les sociétaires et partenaires peuvent demander copie numérique des procès-verbaux d'assemblée générale et des bilans comptables certifiés des cinq derniers exercices. La demande s'effectue par courriel motivé à l'adresse reponislam929@gmail.com ou par courrier postal adressé au Secrétariat Général.
Les originaux physiques manuscrits et paraphés sont consultables sur rendez-vous au siège social lors des permanences hebdomadaires du samedi matin, en présence d'un membre du Bureau exécutif.
5. La Préservation du Patrimoine Immatériel et Éducatif
Nos archives ne se limitent pas à des écritures comptables et juridiques. Elles abritent également un fonds pédagogique précieux constitué de plus de 400 fiches de séances d'entraînement rédigées par nos entraîneurs au fil des années, des grilles d'observation biomécanique annotées et des photographies documentant les étapes de progression de centaines de jeunes athlètes.
Ce corpus d'expérience accumulé permet d'assurer une continuité d'excellence technique exemplaire lors de l'intégration de nouveaux éducateurs sportifs et bénévoles, garantissant que l'esprit de bienveillance, de sécurité et d'exigence fondé en 2013 demeure vivant et inaltéré pour les décennies à venir.
6. Registre d'Inventaire Patrimonial & Traçabilité des Équipements
Conformément aux directives de la Direction des Sports et aux prescriptions des assureurs d'associations, notre pôle logistique tient à jour un registre exhaustif de tous les matériels acquis depuis la fondation du club. Chaque tapis de parade, chaque tremplin à ressorts et chaque pièce d'agrès possède un numéro d'inventaire unique consigné dans ce registre.
Ce carnet de bord enregistre la date de mise en service, le fabricant certifié, les rapports de maintenance trimestrielle, les éventuelles opérations de re-houssing et la date limite d'utilisation préconisée par les normes européennes EN 12503. Lorsqu'un équipement approche de son seuil d'usure tolérable pour la pratique gymnique dynamique, il est systématiquement retiré des agrès principaux et orienté vers des activités d'éveil doux au sol ou recyclé selon des filières écoresponsables agréées, garantissant une sécurité zéro compromis pour les jeunes générations.